Große Gruppen moderierend meistern: 5 Tipps für Workshops mit über 30 Teilnehmenden
Große Gruppen moderierend meistern: 5 Tipps für Workshops mit über 30 Teilnehmenden
Große Gruppen moderierend meistern: 5 Tipps für Workshops mit über 30 Teilnehmenden
Großgruppen zu moderieren, kann einschüchternd wirken. Viele Moderator:innen fühlen sich wohler mit kleinen, überschaubaren Gruppen. Sobald jedoch mehr als 30 Menschen im Raum sitzen, verändert sich die Dynamik spürbar. Kommunikation verlangsamt sich, Interaktion wird schwieriger, Störungen fallen stärker ins Gewicht.
Ich selbst erinnere mich an einen Workshop mit über 50 Teilnehmenden. Der Beamer fiel genau in dem Moment aus, als ich die Arbeitsanweisung zeigen wollte. Ich stand vorn, der Raum wartete. In solchen Situationen zeigt sich, wie gut man vorbereitet ist – und wie schnell man improvisieren kann.
Dieser Artikel richtet sich an alle, die nicht täglich mit großen Gruppen arbeiten, aber gelegentlich in diese Situation kommen. Hier sind fünf Dinge, die helfen können.
1. Eine klar strukturierte Agenda mit Pufferzeit
Je größer die Gruppe, desto wichtiger ist ein verlässlicher Rahmen. Das heißt nicht, dass jede Minute festgelegt sein muss. Aber eine grobe Dramaturgie hilft, durch den Tag zu führen. Besonders wichtig: Realistische Zeitangaben und bewusste Puffer. Diskussionen dauern in großen Gruppen oft länger. Rückfragen brauchen mehr Raum. Wenn du zu eng planst, gerät dein Ablauf schnell aus dem Takt.
Plane vor allem Übergänge mit ein. Wenn sich 40 Menschen durch den Raum bewegen sollen, dauert das schlicht länger als bei einer Zwölfergruppe.
2. Aktivitäten als Lückenfüller vorbereiten
In jeder Großgruppe gibt es kleine Wartezeiten. Technik hakt. Material wird noch verteilt. Die Co-Moderation braucht einen Moment, um sich abzustimmen. Gut ist, wenn du einfache Aktivitäten parat hast, die spontan eingeschoben werden können.
Das kann ein kurzer Austausch zu zweit sein. Eine stille Reflexionsfrage. Oder eine Mini-Abstimmung per Handzeichen. Wichtig ist: Die Aktivität sollte schnell erklärt sein, keinen Aufwand erfordern und möglichst barrierefrei sein.
3. Material und Arbeitsräume sorgfältig vorbereiten
In Workshops mit vielen Teilnehmenden ist die Logistik oft das Nadelöhr. Arbeitsstationen, Moderationsmaterial, Technik – alles sollte vorab getestet sein. Idealerweise gibt es eine Art Generalprobe.
Ich empfehle: Stelle dir im Vorfeld konkret vor, was wann wo gebraucht wird. Was hängt an der Wand? Wo liegt welches Material? Wie wird die Arbeitsanweisung sichtbar gemacht? Auch einfache Dinge wie ausreichend Stifte oder saubere Arbeitsflächen machen einen Unterschied.
Und: Technik doppelt absichern. Beamer, Lautsprecher, Timer – ein Ersatzplan beruhigt nicht nur dich, sondern auch das Team.
4. Co-Moderation mit klarer Rollenverteilung
Ab einer gewissen Gruppengröße sollte niemand allein moderieren. Ab 15 Teilnehmenden wird es aus meiner Sicht sinnvoll, eine zweite Person dabei zu haben. Nicht nur als Backup, sondern als gleichwertige Partner:in.
Was oft übersehen wird: Co-Moderation braucht Absprachen. Wer übernimmt welche Rolle? Wer hält den Zeitplan im Blick? Wer reagiert auf Zwischenrufe? Und wie geht ihr mit Unsicherheiten um? Ich finde es hilfreich, auch das Störgefühl zu thematisieren. Wenn eine Person im Duo merkt, dass etwas nicht stimmig läuft: Wie kommunizieren wir das? Offen im Raum oder lieber in der Pause? Diese Fragen vorab zu klären, verhindert Missverständnisse im Moment.
5. Verantwortung in die Gruppe geben
In großen Gruppen lohnt es sich, bestimmte Rollen an Teilnehmende zu vergeben. Das schafft Beteiligung und entlastet die Moderation. Rollen wie “Time Keeper”, “Material Keeper”, “Mood Checker” oder “Room Host” können helfen, einzelne Aufgaben zu verteilen.
Wichtig ist dabei, dass die Verantwortung nicht zu groß wird. Es sollte klar sein, dass die Rollen unterstützend gedacht sind. Niemand wird durch eine Nebenrolle zur Mini-Moderation verpflichtet. Gut gemacht, stärken solche Rollen das Commitment und die Aufmerksamkeit im Raum.
Und was sonst noch hilft?
Großgruppen brauchen andere Formate als kleine Teams. Deshalb ist es hilfreich, Methoden zu kennen, die für große Gruppen gemacht sind – ohne dass sie dabei unübersichtlich werden. Einige, die sich in meinen Workshops bewährt haben:
25/10 Crowdsourcing: Für schnelle Ideengenerierung mit vielen Personen
Fishbowl: Um Diskussionen zu fokussieren und dennoch viele Stimmen zu integrieren
Mad Tea Party: Ein dynamisches Format für Check-Outs oder Stimmungsbilder
Diese Methoden sind skalierbar, lebendig und vergleichsweise leicht anzuleiten – auch mit 40 oder 60 Personen im Raum.
Fazit
Nicht jede:r Facilitator fühlt sich in Großgruppen wohl – und das ist völlig in Ordnung. Es ist ein anderes Setting, mit anderen Anforderungen. Gleichzeitig habe ich den Eindruck: Mit ein paar klaren Prinzipien lässt sich die eigene Rolle deutlich angenehmer gestalten. Wer vorbereitet ist, Aufgaben teilt und sich nicht scheut, Unterstützung zu holen, kann auch große Gruppen gut begleiten – ohne sich zu verbiegen.
Und vielleicht ist es ja wie so oft: Je öfter man sich hineingibt, desto vertrauter wird es. Schritt für Schritt. In der eigenen Haltung, im Ablauf, im Raum.
Wenn du Lust hast, darüber ins Gespräch zu kommen oder konkrete Formate für deine nächste Großgruppe zu entwickeln, freue ich mich auf ein unverbindliches Kennenlernen. Hier geht's zur Kontaktaufnahme.
Übrigens: Einen weitaus ausführlicheren Artikel mit weiteren Tipps & Tricks haben meine geschätzten Kollegen von komfortzonen.de verfasst. Hier findest du ihre 12 Tipps für eine erfolgreiche Durchführung von Konferenzen und Workshops mit großen Gruppen.
Großgruppen zu moderieren, kann einschüchternd wirken. Viele Moderator:innen fühlen sich wohler mit kleinen, überschaubaren Gruppen. Sobald jedoch mehr als 30 Menschen im Raum sitzen, verändert sich die Dynamik spürbar. Kommunikation verlangsamt sich, Interaktion wird schwieriger, Störungen fallen stärker ins Gewicht.
Ich selbst erinnere mich an einen Workshop mit über 50 Teilnehmenden. Der Beamer fiel genau in dem Moment aus, als ich die Arbeitsanweisung zeigen wollte. Ich stand vorn, der Raum wartete. In solchen Situationen zeigt sich, wie gut man vorbereitet ist – und wie schnell man improvisieren kann.
Dieser Artikel richtet sich an alle, die nicht täglich mit großen Gruppen arbeiten, aber gelegentlich in diese Situation kommen. Hier sind fünf Dinge, die helfen können.
1. Eine klar strukturierte Agenda mit Pufferzeit
Je größer die Gruppe, desto wichtiger ist ein verlässlicher Rahmen. Das heißt nicht, dass jede Minute festgelegt sein muss. Aber eine grobe Dramaturgie hilft, durch den Tag zu führen. Besonders wichtig: Realistische Zeitangaben und bewusste Puffer. Diskussionen dauern in großen Gruppen oft länger. Rückfragen brauchen mehr Raum. Wenn du zu eng planst, gerät dein Ablauf schnell aus dem Takt.
Plane vor allem Übergänge mit ein. Wenn sich 40 Menschen durch den Raum bewegen sollen, dauert das schlicht länger als bei einer Zwölfergruppe.
2. Aktivitäten als Lückenfüller vorbereiten
In jeder Großgruppe gibt es kleine Wartezeiten. Technik hakt. Material wird noch verteilt. Die Co-Moderation braucht einen Moment, um sich abzustimmen. Gut ist, wenn du einfache Aktivitäten parat hast, die spontan eingeschoben werden können.
Das kann ein kurzer Austausch zu zweit sein. Eine stille Reflexionsfrage. Oder eine Mini-Abstimmung per Handzeichen. Wichtig ist: Die Aktivität sollte schnell erklärt sein, keinen Aufwand erfordern und möglichst barrierefrei sein.
3. Material und Arbeitsräume sorgfältig vorbereiten
In Workshops mit vielen Teilnehmenden ist die Logistik oft das Nadelöhr. Arbeitsstationen, Moderationsmaterial, Technik – alles sollte vorab getestet sein. Idealerweise gibt es eine Art Generalprobe.
Ich empfehle: Stelle dir im Vorfeld konkret vor, was wann wo gebraucht wird. Was hängt an der Wand? Wo liegt welches Material? Wie wird die Arbeitsanweisung sichtbar gemacht? Auch einfache Dinge wie ausreichend Stifte oder saubere Arbeitsflächen machen einen Unterschied.
Und: Technik doppelt absichern. Beamer, Lautsprecher, Timer – ein Ersatzplan beruhigt nicht nur dich, sondern auch das Team.
4. Co-Moderation mit klarer Rollenverteilung
Ab einer gewissen Gruppengröße sollte niemand allein moderieren. Ab 15 Teilnehmenden wird es aus meiner Sicht sinnvoll, eine zweite Person dabei zu haben. Nicht nur als Backup, sondern als gleichwertige Partner:in.
Was oft übersehen wird: Co-Moderation braucht Absprachen. Wer übernimmt welche Rolle? Wer hält den Zeitplan im Blick? Wer reagiert auf Zwischenrufe? Und wie geht ihr mit Unsicherheiten um? Ich finde es hilfreich, auch das Störgefühl zu thematisieren. Wenn eine Person im Duo merkt, dass etwas nicht stimmig läuft: Wie kommunizieren wir das? Offen im Raum oder lieber in der Pause? Diese Fragen vorab zu klären, verhindert Missverständnisse im Moment.
5. Verantwortung in die Gruppe geben
In großen Gruppen lohnt es sich, bestimmte Rollen an Teilnehmende zu vergeben. Das schafft Beteiligung und entlastet die Moderation. Rollen wie “Time Keeper”, “Material Keeper”, “Mood Checker” oder “Room Host” können helfen, einzelne Aufgaben zu verteilen.
Wichtig ist dabei, dass die Verantwortung nicht zu groß wird. Es sollte klar sein, dass die Rollen unterstützend gedacht sind. Niemand wird durch eine Nebenrolle zur Mini-Moderation verpflichtet. Gut gemacht, stärken solche Rollen das Commitment und die Aufmerksamkeit im Raum.
Und was sonst noch hilft?
Großgruppen brauchen andere Formate als kleine Teams. Deshalb ist es hilfreich, Methoden zu kennen, die für große Gruppen gemacht sind – ohne dass sie dabei unübersichtlich werden. Einige, die sich in meinen Workshops bewährt haben:
25/10 Crowdsourcing: Für schnelle Ideengenerierung mit vielen Personen
Fishbowl: Um Diskussionen zu fokussieren und dennoch viele Stimmen zu integrieren
Mad Tea Party: Ein dynamisches Format für Check-Outs oder Stimmungsbilder
Diese Methoden sind skalierbar, lebendig und vergleichsweise leicht anzuleiten – auch mit 40 oder 60 Personen im Raum.
Fazit
Nicht jede:r Facilitator fühlt sich in Großgruppen wohl – und das ist völlig in Ordnung. Es ist ein anderes Setting, mit anderen Anforderungen. Gleichzeitig habe ich den Eindruck: Mit ein paar klaren Prinzipien lässt sich die eigene Rolle deutlich angenehmer gestalten. Wer vorbereitet ist, Aufgaben teilt und sich nicht scheut, Unterstützung zu holen, kann auch große Gruppen gut begleiten – ohne sich zu verbiegen.
Und vielleicht ist es ja wie so oft: Je öfter man sich hineingibt, desto vertrauter wird es. Schritt für Schritt. In der eigenen Haltung, im Ablauf, im Raum.
Wenn du Lust hast, darüber ins Gespräch zu kommen oder konkrete Formate für deine nächste Großgruppe zu entwickeln, freue ich mich auf ein unverbindliches Kennenlernen. Hier geht's zur Kontaktaufnahme.
Übrigens: Einen weitaus ausführlicheren Artikel mit weiteren Tipps & Tricks haben meine geschätzten Kollegen von komfortzonen.de verfasst. Hier findest du ihre 12 Tipps für eine erfolgreiche Durchführung von Konferenzen und Workshops mit großen Gruppen.